Quién nos iba a decir que el uso del término KANBAN unido al mundo empresarial iba a seguir hoy tan de moda, desde su nacimiento hace ya varias décadas.

Surgido para un fin concreto: la organización de tareas en cadenas de montaje de la marca Toyota, el método Kanban (cuyo significado es cartel, letrero, pancarta), hoy es utilizado por las empresas reconocidas como excelentes. Pero no solo por ellas: también por pymes y comercios locales. Y también, con otros usos, por pequeñas economías familiares.

Kanban: Termina de empezar, empieza a terminar

Y es que el método Kanban es tan sencillo como altamente efectivo y eficiente.

¿No te ocurre que te quedas atrapado en una tarea, y no sabes salir de ella? ¿Que no terminas de hacerla o de empezar a hacerla? ¿Las interrupciones de unos y otros te impiden trabajar eficazmente?

Hoy Kanban forma parte de las metodologías “Agile” (ágiles), y aunque muy ligadas a la ingeniería y la transformación digital, ya están adaptadas a cualquier tipo de actividad que conlleve tareas. ¿Tienes cosas que hacer (te mueves)? Pues utiliza Kanban.

Como comercio, tienes decenas de tareas que realizar a lo largo de la semana, del mes. Son tus rutinas o asuntos puntuales compuestos de una o varias tareas enganchadas.

Pero también tienes unos objetivos de mayor alto valor o productividad para tu negocio:

  • Desde negociar nuevos proveedores hasta lanzar un nuevo servicio o producto al mercado.
  • Cambiar tu escaparate, vs. re-estilizar, modernizar o adaptar tu local a las necesidades de tus clientes.
  • Lanzar la próxima campaña de rebajas… frente a analizar toda tu estructura de precios y costes.
  • O, por qué no, desde optimizar tu tienda, hasta establecer un plan de expansión de tu negocio por el país, abrir tiendas, ser franquiciador…

Y para todo ello te sirve Kanban.

La metodología Kanban y tu negocio local

Seamos prácticos. Kanban se envuelve en una metodología muy definida, en un “halo” de procedimientos, roles, reuniones de frecuencias distintas, términos (anglicismos) que lo dotan de solemnidad. Lo más importante es contar con tu propio rigor y, sí, deberás tener en cuenta algunas cosas:

  1. Es importante que no solo plasmes tareas, sino que pienses en sí hiciste ayer las que tenías que hacer, si hoy podrás hacer las que tienes que hacer, y si hay un impedimento para hacerlo. Y pedir ayuda para que no existan tales restricciones.
  2. Por eso, será muy necesario que no trabajes solo. Kanban es un juego en el que varias personas de tu comercio pueden estar involucradas. Cada una con su rol. Cada una solucionando partes de la cadena de necesidades y tareas. Todos trabajando en eliminar cuellos de botella, en sacar adelante el proyecto.
  3. Y la mejor forma de revisarlo todo es a través de reuniones: Preparatorias del plan. Diarias de evolución de tareas. De reordenación de prioridades. De revisión de un trabajo bien hecho…

A partir de ahí, Kanban es un tablero con fichas (¿qué tal post-its?). Imagínate un tablón blanco, de pared, mediano… En él, reflejaremos los flujos de trabajo con las fichas: tus tareas. Cómo se van moviendo hacia su feliz desenlace: ser terminadas.

Kanban en la práctica

Este tablero estará organizado en columnas:

  • Primera. Cuál es mi plan. Suele llamarse “backlog”. Son como los pedidos: las tareas y priorizadas y necesarias para llevar a cabo el proyecto.
  • Segunda. Qué hay que hacer o “to do”. Desgranemos el proyecto en algunas partes, si éste lo necesita. Empecemos con una (o varias) de esas partes e identifiquemos las tareas que hay que hacer.
  • Tercera. En qué estamos trabajando. Cada uno de esos “to do” empezarán, siempre y cuando no existan restricciones para ello. En ese momento dejan de ser “to do” para ser “doing” (en progreso).
  • Cuarta. ¡Tarea terminada! “Done”. En esta cuarta columna reflejamos las tareas que están terminadas y que, al fin y al cabo, permiten evolucionar otras.

El “juego” Kanban consiste en ir moviendo las tareas priorizadas en base a su estado, pero también en jugar en equipo, en no generar cuellos de botella para no parar nunca… Es ser ágiles.

Un ejemplo. Quieres redecorar tu comercio:

Para ello, quizás necesites saber quién te puede hacer el trabajo, pero antes deberás saber qué tipo de materiales necesitas. Aunque antes, por supuesto deberás tener claro qué tipo de diseño quieres y puedes amoldar en tu tienda. Y para ello tendrás que hacer el diseño, o solicitárselo a alguien, conocer proveedores, estilos…

Cada una de estas fases se descompondrá en tareas. Éstas no siempre estarán en tu mano, deberán priorizarse cronológicamente, y deberás velar por que se cumplan en tiempo, de forma “agile”. Incluso es posible que tú te conviertas en un mero coordinador de tareas dentro de tu empresa: que cambie tu rol.

Todo un cambio.

¿Crees que tiene sentido implantar Kanban en tu Pyme, Comercio local, Negocio? Seguro que sí. Por eso, a partir de aquí te recomendamos que leas más sobre este apasionante mundo. Estamos convencidos de que te ayudará a implantar grandes mejoras en tu negocio, de forma rápida, eficaz y valorada por tus clientes.

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  1. Muy interesante, debería de ser obligatorio en cualquier negocio.

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